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Multicenter Study
. 2018 Apr 1;22(4):444-451.
doi: 10.5588/ijtld.17.0564.

Time-and-motion tool for the assessment of working time in tuberculosis laboratories: a multicentre study

V Mathys  1 , E Roycroft  2 , P Raftery  2 , R Groenheit  3 , D B Folkvardsen  4 , D Homorodean  5 , E Vasiliauskiene  6 , L Vasiliauskaite  6 , C Kodmon  7 , M J van der Werf  7 , F Drobniewski  8 , V Nikolayevskyy  9
Affiliations
Multicenter Study

Time-and-motion tool for the assessment of working time in tuberculosis laboratories: a multicentre study

V Mathys et al. Int J Tuberc Lung Dis. .

Abstract
in English, French, Spanish

Setting: Implementation of novel diagnostic assays in tuberculosis (TB) laboratory diagnosis requires effective management of time and resources.

Objective: To further develop and assess at multiple centres a time-and-motion (T&M) tool as an objective means for recording the actual time spent on running laboratory assays.

Design: Multicentre prospective study conducted in six European Union (EU) reference TB laboratories.

Results: A total of 1060 specimens were tested using four laboratory assays. The number of specimens per batch varied from one to 60; a total of 64 recordings were performed. Theoretical hands-on times per specimen (TTPS) in h:min:s for Xpert® MTB/RIF, mycobacterial interspersed repetitive unit-variable number of tandem repeats genotyping, Ziehl-Neelsen staining and manual fluorescence microscopy were respectively 00:33:02 ± 00:12:32, 00:13:34 ± 00:03:11, 00:09:54 ± 00:00:53 and 00:06:23 ± 00:01:36. Variations between laboratories were predominantly linked to the time spent on reporting and administrative procedures. Processing specimens in batches could help save time in highly automated assays (e.g., line-probe) (TTPS 00:14:00 vs. 00:09:45 for batches comprising 7 and 31 specimens, respectively).

Conclusions: The T&M tool can be considered a universal and objective methodology contributing to workload assessment in TB diagnostic laboratories. Comparison of workload between laboratories could help laboratory managers justify their resource and personnel needs for the implementation of novel, time-saving, cost-effective technologies, as well as identify areas for improvement.

CONTEXTE:: La mise en œuvre de nouveaux tests de diagnostic de la tuberculose (TB) en laboratoire requiert une gestion efficace du temps et des ressources.

OBJECTIF:: Développer et évaluer dans des multiples centres un outil d'étude des temps et mouvements (T&M) comme moyen d'enregistrer le temps réellement consacré aux tests de laboratoire.

SCHÉMA:: Etude prospective multicentrique réalisée dans six laboratoires de référence de la TB différents de l'Union Européenne.

RÉSULTATS:: Un total de 1060 échantillons ont été testés avec quatre tests de laboratoire. Le nombre d'échantillons par lot a varié de un à 60, avec un total de 64 enregistrements réalisés. Le temps théorique de manipulation par échantillon (TTPS) pour l'Xpert® MTB/RIF, le génotypage par la méthode des unités répétitives dispersées sur le génome mycobactériennombre variable de répétitions en tandem, la coloration Ziehl-Neelsen et la microscopie de fluorescence à evaluation manuelle a été de 00:33:02 ± 00:12:32 (h:min:s), 00:13:34 ± 00:03:11, 00:09:54 ± 00:00:53 et 00:06:23 ± 00:01:36, respectivement. Les variations entre laboratoires ont été surtout liées au temps consacré aux rapports et aux procédures administratives. Le traitement des échantillons dans les lots peut contribuer à gagner du temps pour les tests hautement automatisés (par exemple, les sondes en ligne) (TTPS 00:14:00 contre 00:09:45 pour les lots comprenant 7 et 31 échantillons, respectivement).

CONCLUSION:: L'outil T&M peut être considéré comme une méthode universelle et objective contribuant à l'évaluation de la charge de travail des laboratoires de diagnostic de la TB. La comparaison de la charge de travail entre laboratoires pourrait aider les gestionnaires des laboratoires à justifier leurs besoins en ressources et en personnel pour la mise en œuvre de techniques nouvelles,épargnant du temps et rentables, ainsi qu'à identifier les domaines à améliorer.

MARCO DE REFERENCIA:: La introducción de nuevas pruebas en los laboratorios de diagnóstico de la tuberculosis (TB) exige una gestión eficaz del tiempo y de los recursos.

OBJETIVO:: Ampliar el desarrollo y realizar una evaluación multicéntrica de un instrumento de análisis de tiempos y movimientos (T&M), como un medio objetivo de registrar el tiempo real empleado en la realización de pruebas de laboratorio.

MÉTODO:: Se llevó a cabo un estudio prospectivo multicéntrico en seis laboratorios de referencia de TB de la Unión Europea.

RESULTADOS:: Se analizaron 1060 muestras mediante cuatro pruebas de laboratorio. El número de muestras por lote osciló entre uno y 60 y se realizaron 64 registros. El tiempo teórico invertido por muestra con la prueba Xpert® MTB/RIF fue 00:33:02 ± 00:12:32 (h:min:s), con la genotipificación de unidades micobacterianas incercaladas repetidas-numéro variable de repeticiones en tándem fue 00:13:34 ± 00:03:11, con la coloración de Ziehl-Neelsen 00:09:54 ± 00:00:53 y con el examen manual por microscopia fluorescente fue 00:06:23 ± 00:01:36. Las variaciones entre los laboratorios dependieron en su mayor parte del tiempo dedicado a la notificación y los procedimientos administrativos. El procesamiento de las muestras por lotes puede ayudar a ahorrar tiempo en los análisis muy automatizados (como la hibridación con sondas en tiras, 00:14:00 contra 00:09:45 en lotes de siete a 31 muestras, respectivamente).

CONCLUSIÓN:: El instrumento de análisis T&M se puede considerar como un método objetivo de evaluación de la carga de trabajo en los laboratorios de diagnóstico de la TB. Comparar la carga de trabajo entre los laboratorios podría ayudar a los directores de laboratorio a justificar sus necesidades de recursos y personal, cuando se planea la introducción de nuevas tecnologías rentables, que ahorran tiempo y también a definir las esferas que precisan mejoramiento.

PubMed Disclaimer

Conflict of interest statement

Conflicts of interest: none declared.

Figures

Figure 1
Figure 1
Theoretical processing times per specimen. A) Xpert® MTB/RIF; B) MIRU-VNTR genotyping; C) line-probe assays; D) smear microscopy. MIRU = mycobacterial interspersed repetitive unit; VNTR = variable number of tandem repeats; LPA = line-probe assay; PCR = polymerase chain reaction. This image can be viewed online in colour at http://www.ingentaconnect.com/content/iuatld/ijtld/2018/00000022/00000004/art00017
Figure 2
Figure 2
Total hands-on time and theoretical times per specimen for smear microscopy (manual staining methods only). A) ZN staining, manual method; B) Auramine staining, manual method. LPA = line-probe assay; ZN = Ziehl-Neelsen. This image can be viewed online in colour at http://www.ingentaconnect.com/content/iuatld/ijtld/2018/00000022/00000004/art00017
Figure 3
Figure 3
Total hands-on time and theoretical times per specimen for line-probe assays (automated hybridisation using GT-Blot). This image can be viewed online in colour at http://www.ingentaconnect.com/content/iuatld/ijtld/2018/00000022/00000004/art00017
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References

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