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. 2021 Jan;67(1):39-46.
doi: 10.46747/cfp.670139.

Electronic communication between family physicians and patients: Findings from a multisite survey of academic family physicians in Ontario

Rajesh Girdhari  1 , Paul Krueger  2 , Ri Wang  3 , Christopher Meaney  4 , Sharon Domb  5 , Darren Larsen  6 , Tara Kiran  7
Affiliations

Electronic communication between family physicians and patients: Findings from a multisite survey of academic family physicians in Ontario

Rajesh Girdhari et al. Can Fam Physician. 2021 Jan.

Abstract
in English, French

Objective: To assess the proportion of academic family physicians using e-mail with patients and to explore related attitudes, barriers, and facilitators.

Design: A 47-item questionnaire was created after a literature review, discussions with study team members, pretesting, and pilot testing. The questionnaire was disseminated electronically from June to August 2017.

Setting: Ontario.

Participants: All family physicians affiliated with the Department of Family and Community Medicine at the University of Toronto.

Main outcome measures: Physician practices using e-mail (including barriers to and facilitators of e-mail use with patients), use of e-mail with other health care providers, use of communication technologies other than e-mail, and demographic and practice information.

Results: A total of 1553 surveys were disseminated and 865 responses received (56% response rate). Overall, 610 respondents met inclusion criteria. Of these respondents, 43% (265 of 610) personally sent e-mails to patients in a typical week. An additional 21% (126 of 610) reported that they did not personally e-mail patients, but their clinic staff did. Patient convenience and a decrease in the need for telephone communication were the most commonly noted reasons for e-mail use. Facilitators of e-mail use included integration with the electronic medical record, enhanced e-mail access control, security features, and financial compensation. Barriers to e-mail use included privacy and security concerns, concerns about inappropriate e-mail use by patients, and the creation of unrealistic expectations about physician availability.

Conclusion: E-mail use between academic family physicians and patients was found to be much higher than shown in previous studies of Canadian physicians. This finding might have been owing to unique aspects of academic medicine, remuneration via capitation, or other factors. Efforts to increase physician use of e-mail with patients should address concerns related to privacy and security, electronic medical record integration, and financial compensation.

Objectif: Évaluer la proportion de médecins de famille universitaires qui utilisent les courriels avec les patients, et explorer les attitudes, les obstacles et les facilitateurs afférents.

Type d’étude: Un questionnaire en 47 points a été élaboré à la suite d’une recherche documentaire, de discussions avec les membres de l’équipe de l’étude, d’une mise à l’essai préalable et d’un projet pilote. Le questionnaire a été distribué électroniquement de juin à août 2017.

Contexte: Ontario.

Participants: Tous les médecins de famille affiliés au Département de médecine familiale et communautaire de l’Université de Toronto.

Principaux paramètres à l’étude: Les habitudes des médecins quant à l’utilisation des courriels (y compris les obstacles à l’utilisation des courriels avec les patients et les éléments qui la facilitent), l’utilisation des courriels avec d’autres professionnels de la santé, le recours à des technologies de communication autres que les courriels, des renseignements démographiques et sur la pratique.

Résultats: Au total, 1553 sondages ont été distribués, et 865 réponses ont été reçues (taux de réponse de 56 %). Dans l’ensemble, 610 répondants se conformaient aux critères d’inclusion. Parmi ces répondants, 43 % (265 sur 610) envoyaient personnellement des courriels à des patients durant une semaine normale. De plus, 21 % (126 sur 610) ont répondu ne pas envoyer personnellement des courriels aux patients, alors que le personnel de leur clinique le faisait. Les aspects pratiques pour les patients et une diminution du nombre d’appels téléphoniques à faire étaient les raisons les plus souvent mentionnées d’utiliser les courriels. Les facteurs qui facilitaient l’utilisation des courriels incluaient l’intégration des dossiers médicaux électroniques, un meilleur contrôle de l’accès aux courriels, les paramètres de sécurité et les compensations financières. Parmi les obstacles à l’utilisation des courriels figuraient des préoccupations entourant la confidentialité et la sécurité, des inquiétudes quant à une utilisation inappropriée des courriels par les patients et la création d’attentes irréalistes de la part des patients au sujet de la disponibilité des médecins.

Conclusion: Il a été constaté que l’utilisation des courriels entre les médecins de famille universitaires et les patients était plus élevée que dans des études antérieures auprès des médecins canadiens. Ces constatations s’expliquent peut-être par les aspects particuliers de la médecine universitaire, la rémunération par patient et d’autres facteurs. Les efforts visant une plus grande utilisation par les médecins des courriels avec les patients devraient se pencher sur les inquiétudes relatives à la confidentialité et à la sécurité, à l’intégration des dossiers médicaux électroniques et aux compensations financières.

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