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Observational Study
. 2021 Jan 8;5(1):zraa054.
doi: 10.1093/bjsopen/zraa054.

Development of an online research platform for use in a large-scale multicentre study

A R Godden  1   2 , A Micha  1 , C Pitches  1 , P A Barry  1 , K D C Krupa  1 , J E Rusby  1   2
Affiliations
Observational Study

Development of an online research platform for use in a large-scale multicentre study

A R Godden et al. BJS Open. .

Abstract
in English, Spanish

Background: Participation in research can be beneficial for patients and healthcare providers, but may prove demanding at patient, clinician and organizational levels. Patient representatives are supportive of online research to overcome these challenges. The aim of this pilot study was to develop an online recruitment platform and test its feasibility and acceptability while evaluating the accuracy of participant-reported data.

Methods: The online research platform was developed in a 1-day 'hackathon' with a digital design company. Women who underwent implant-based breast reconstruction in 2011-2016 were invited by letter containing the web address (URL) of the study site and their unique study number. Once online, participants learned about the study, consented, entered data on demographics, treatment received and patient-reported outcome measures (BREAST-Q™), and booked an appointment for a single hospital visit for three-dimensional surface imaging (3D-SI). Real-time process evaluation was performed. The primary endpoint was recruitment rate.

Results: The recruitment rate was 40 per cent. Of the 100 women, 50 logged on to the platform and 40 completed the process through to 3D-SI. The majority of discontinuations after logging on occurred between consenting and entering demographics (3 women, 6 per cent), and between completing the BREAST-Q and booking an appointment for 3D-SI using the online calendar (3 women, 6 per cent). All women completed the online BREAST-Q™ once started. Participants took a median of 23 minutes to complete the online process. Patient-reported clinical data were accurate in 12 of 13 domains compared with electronic records (95 per cent concordance). Process evaluation demonstrated acceptability.

Conclusion: The results of this pilot demonstrate the online platform to be acceptable, feasible, and accurate for this population from a single institution. The low-burden design may enable participation from centres with less research support and participants from hard-to-reach groups or dispersed geographical locations, but with online access.

Antecedentes: La participación en proyectos de investigación puede ser beneficiosa para los pacientes y los sistemas de salud, pero puede ser trabajo arduo para pacientes, médicos y las propias organizaciones. Las asociaciones de pacientes apoyan la investigación en línea para superar estos desafíos. El objetivo de este estudio piloto fue desarrollar una plataforma de reclutamiento en línea y comprobar la viabilidad y aceptabilidad, así como evaluar la precisión de los datos aportados por los participantes.

Métodos: La plataforma para la investigación en línea se desarrolló en un hackathon de un día con una empresa de diseño digital. Seguidamente, mediante una carta que contenía la dirección web (URL) de la plataforma y un número individualizado para acceder a la misma, se invitó a participar a las mujeres a las que se hubiese realizado una reconstrucción mamaria con implante entre 2011 y 2016. Una vez en línea, las participantes obtuvieron información acerca del propósito del estudio, dieron su consentimiento, incorporaron los datos demográficos, el tratamiento recibido, los resultados percibidos (BREAST-Q) y reservaron una cita para una única visita hospitalaria con objeto de obtener imágenes tridimensionales de la mama (3D-SI). Se realizó una evaluación del proceso en tiempo real. El criterio de valoración principal fue la tasa de reclutamiento.

Resultados: La tasa de reclutamiento fue del 40%. De 100 mujeres invitadas, 50 iniciaron la sesión en la plataforma y 40 completaron el proceso hasta la etapa de 3D-SI. La mayoría de las suspensiones después de iniciar sesión ocurrieron entre el consentimiento y la incorporación de los datos demográficos (3 mujeres, 6%), y entre completar el BREAST-Q y reservar la cita utilizando un calendario en línea para la 3D-SI (3 mujeres, 6%). Una vez iniciado, el 100% de las pacientes completaron el BREAST-Q en línea. Las participantes precisaron una media de 23 minutos para completar todo el proceso en línea. Los datos clínicos informados por las pacientes fueron exactos en 12/13 dominios cuando se compararon con los que aparecían en las historias clínicas electrónicas (95% de concordancia). La evaluación del proceso demostró su aceptabilidad.

Conclusión: Los resultados de este estudio piloto demuestran que una plataforma en línea es aceptable, factible y precisa para una población de una sola institución. El diseño simple puede permitir la participación de centros con poco apoyo a la investigación y de pacientes en situaciones sociales o económicas comprometidas o que viven en lugares dispersos, aunque con acceso en línea.

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Figures

Fig. 1
Fig. 1
Homepage of the study website
Fig. 2
Fig. 2
Recruitment Primary endpoint is the recruitment rate, defined as the proportion of those completing the online process and attending for three-dimensional surface imaging compared with those invited.
Fig. 3
Fig. 3
Cumulative completion rate for the total study population by online stage. 3D-SI, three-dimensional surface imaging.
Fig. 4
Fig. 4
Accuracy of participant-reported clinical data compared with electronic patient records for pilot, amendment and total study population A predefined threshold of 95 per cent concordance was set (dotted black horizontal line). EPR, electronic patient records.
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References

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